469.14.1 Créer une nouvelle règle [//]

Créer une nouvelle règle: Choisissez cette option pour ajouter une nouvelle règle. Après la sélection de cette option, un écran de saisie s'affichera:

Zones sur l'écran

Cote: Le champ de cote défini ici permet une définition très précise des localisations en utilisant le format standard de V-smart pour l'affichage des cotes (i.e. Localisation [Sous-localisation] indice de cote). Si on définit une partie de la cote, cela peut être sous la forme :

·                123.45     Seulement les cotes Dewey 123.45

·                123.4*                 i.e 123.4 à 123.4999999

·                123-456   i.e. 123 à 456.9999999

Seules les troncatures à droite sont possibles – l'astérisque (*) à n'importe quelle position autre qu'à l'extrémité droite de la cote sera considéré comme une donnée.

Localisation de Destination: La destination est définie par les deux champs de localisation de destination et sous-localisations.

Sous-localisation: Voir ci-dessus.

Description: C'est un champ optionnel de description de la règle – qui peut être utilisé pour annoter la règle, ou regrouper des règles .

Natures d'ouvrage: les natures d'ouvrages concernées (optionnel).

Fonds tournant: (optionnel)

En plus des exemplaires qui sont liés à une catégorie de fonds tournant, il existe d'autres options qui gèrent le processus de circulation. Trois options sont disponibles :

·                Toute catégorie de fonds tournant              - le système vérifie si l'exemplaire a une catégorie de fonds tournant mais peu importe laquelle

·                Catégorie de fonds tournant non testée      - le système ne vérifie pas la catégorie de fonds tournant 

·                Exemplaires sans catégorie de fonds tournant        - seuls les exemplaires SANS catégorie sont vérifiés .

Jours dans la localisation : Nombre de jours pendant lequel les exemplaires concernés doivent être à la localisation courante avant de pouvoir être sélectionnés pour un fonds tournant.

Maximum / Liste: Les exemplaires dans une liste peuvent bien sûr être sélectionnés à partir des rayons. Vous pouvez indiquer là un maximum de façon à maintenir un nombre gérable d'exemplaires par liste.

Maximum / Sélection: Nombre maximum d'exemplaires sélectionnés utilisant cette règle lors d'un traitement donné. Par exemple, quand on démarre cette fonction, il peut y avoir de nombreux exemplaires qui n'ont pas été déplacés d'une annexe à l'autre, il peut être nécessaire d'échelonner les mouvements pour avoir un flux optimal. Ce paramètre vous permet de limiter le nombre d'exemplaires déplacés d'une annexe à l'autre en une seule fois.

Programme: C'est ce qui définit la période à laquelle la règle doit fonctionner, à savoir si elle doit s'appliquer le premier jour du mois, chaque vendredi ou autre.

·                Format 1  -           Champ vide

-                                  Cela signifie que la règle doit être appliquée en permanence.

·                Format 2  -           Contient des informations en quatre parties

-                                  Soit :

·                                             Jour(s) spécifique(s) du mois

·                                             Jour(s) de la semaine

·                                             Semaine(s) du mois

·                                             Mois de l'année.

Les champs du format 2 sont séparés par le caractère de barre verticale et peut contenir les valeurs suivantes :

Chacun des champs évoqués ci-dessus permettent également de saisir plusieurs valeurs, mais ces valeurs doivent alors être séparées par une virgule.

Chacun des champs ci-dessus peut être utilisé pour définir une tranche où les valeurs de début et de fin sont incluses et séparées par une barre oblique.

Les valeurs et combinaisons possibles de programme sont plus compréhensibles au travers d'exemples.

Quelques programmes possibles

| d3                                                            | w2                                                            | m1

            |           | w3      | m3

s20       |           |           | m3

s1,3      |           |           | m1,6

            | d1-4    |           |

s31       |           |           |

Dans les exemples ci-dessus les règles seront paramétrées comme actives de la façon suivante :

Copie multiple validation: Si ce paramètre est coché, alors TOUS les exemplaires d'un titre donné qui répondent aux critères seront déplacés ; sinon seul UN exemplaire du titre sera déplacé par traitement de sélection.

Vérification titre: Inversement, si ce paramètre est coché, il contrôle si un exemplaire de ce titre est déjà présent à la localisation de destination.

En prêt: Si ce paramètre n'est pas coché, alors seuls les exemplaires "en rayon" sont pris en compte. S'il est coché, alors les exemplaires prêtés seront déplacés à la nouvelle localisation. Puisqu'ils ne sont pas disponibles, ils seront assignés à la nouvelle localisation en ligne et un message "Envoyer à" sera généré lors de leur retour à leur localisation d'origine.

Actif: Si coché alors ce code peut être employé.

Test: L'option de test vous permet de spécifier que la règle est à tester. Dans ce cas, les exemplaires et les listes sont normalement sélectionnés mais un avertissement est effectué en cas d'essai pour déplacer réellement les exemplaires sélectionnés par cette règle.

Supprimer temporairement: Cette option vous permet de passer outre les périodes programmées pour cette règle, ce qui est utile pour la tester.

Activer temporairement: Voir ci-dessus.

Déplacer exemplaires (permanent): Cette option permet le déplacement permanent des exemplaires appartenant à des fonds tournants (utilisant la deuxième option du menu de l'AFO 462).

Après la sauvegarde, des messages peuvent être affichés lorsque le système exécute  divers contrôles.

469.14.1.2 Tester programme[//]

Le bouton  Tester programme  Permet de tester le calendrier et de vérifier que la règle fonctionne correctement.

Quand on clique le bouton Tester Programme, le système propose automatiquement la date du jour mais d'autres dates peuvent être saisies.

469.15 Format de l'argus des exemplaires[//]

Une routine exécutable en arrière-fond permet de recalculer le coût des exemplaires. Le coût des exemplaires peut augmenter ou diminuer avec le temps. La bibliothèque identifie le montant (pourcentage) de dépréciation ou appréciation en liant un modèle de catégorie statistique d'exemplaire à un format de dépréciation/appréciation..

Si vous utilisez cette fonction, les Zones optionnelles 19 et 20 des exemplaires seront utilisées pour stocker la Date de dernière dépréciation/appréciation et le Coût d'origine de l'exemplaire. Dans l'AFO 469, la date (format interne) peut être ajoutée dans les Données à afficher mais pas dans les Données à introduire ou modifier car elle ne doit pas être modifiée par un utilisateur, seulement par le système.

Ce programme recalcule le coût des exemplaires. La zone Coût de l'exemplaire est mise à jour de sorte que toutes les procédures qui utilisent le coût puisse utiliser ensuite le nouveau coût, déprécié ou apprécié.

Le coût initial de l'exemplaire est stocké dans la Zone optionnelle 20 de l'exemplaire, dans le même format que la zone Coût. Le programme utilise cette zone optionnelle 20 pour calculer le nouveau coût. Si la  Zone optionnelle 20 n'est pas renseignée, le programme utilise la zone Coût et en copie le contenu dans la Zone optionnelle 20 puis stocke le nouveau coût dans la zone Coût.

Si vous décidez d'utiliser cette fonction, quand vous mettez à jour le coût d'un exemplaire en AFO 423, vérifiez que vous modifiez bien le coût de la Zone optionnelle 20. Le coût initial est copié dans cette zone la première fois que le programme est exécuté. Si vous modifiez la zone Coût, le contenu de cette zone sera remplacé par le nouveau coût à l'exécution suivante du programme.

Le coût facturé à un usager ne sera pas modifié : le coût de l'exemplaire est utilisé lors de la création de la facture mais n'est pas modifié ensuite.

Après la sélection de cette option, s'affiche la liste des codes déjà définis:

Options sur l'écran

Nouveau format: Choisissez cette option pour ajouter un nouveau format. Après la sélection de cette option, un écran de saisie s'affichera:

Zones sur l'écran

Format: Introduisez un code unique pour le format.

Pourcentage par an: Introduisez une valeur. La valeur représente un pourcentage (c.-à-d. 10 représente 10 %).

Evaluation: Si cette case n'est pas cochée, alors le coût de l'exemplaire est déprécié. Si elle est cochée, le coût de l'exemplaire est apprécié.

Prix minimum: Le coût minimum est écrit sans les centimes. Le coût minimum devrait être plus supérieur à 0. Le coût de déprécié/apprécié est arrondi à l'euro supérieur.Dans le calcule de l'appréciation des prix, la zone de prix minimum est ignorée.

Quand la Catégorie statistique d'un exemplaire ne permet pas de l'identifier comme un des formats définis, l'exemplaire utilise le format par défaut pour calculer le pourcentage de dépréciation/appréciation et le prix minimum. S'il n'existe pas de format par défaut, aucun calcul n'est effectué.

Sélectionner format: Sélectionnez un code et puis cette option pour consulter/modifier les détails.

Supprimer format: Sélectionnez un code et puis cette option pour supprimer le code choisi. Si ce format est déjà en service par la table de l'argus ou assigné comme format de défaut, il ne peut pas être supprimé.

Modifier propriétés: cette option vous permet de définir l'un des formats comme le format par défaut qui sera utilise quand la catégorie statistique de l'exemplaire ne permet pas de déterminer le format. Le système affiche une liste déroulante, vous pouvez ou sélectionner un format par défaut ou sélectionner la ligne vide. Vous pouvez également préciser que l'âge d'un exemplaire est déterminé uniquement par sa date de création dans le système, ou à défaut, à partir d'une zone de la notice bibliographique.

Après la sélection de cette option, un écran de saisie s'affichera:

Choisissez un format dans la liste déroulante.

469.16 Table de l'argus des exemplaires [//]

La Table de l'argus des exemplaires se présente comme une liste de modèles qui correspondent aux valeurs des catégories statistiques des exemplaires. Le modèle est associé à un format qui détermine le pourcentage et le coût minimum.

Après la sélection de cette option, s'affiche la liste des codes déjà définis:

Options sur l'écran

Introduire: Choisissez cette option pour ajouter un nouveau code. Après la sélection de cette option, un écran de saisie s'affichera:

Zones sur l'écran

Format: liste déroulante des formats définis dans le système.

Format modèle: choisir l'une des deux options

·                Spécifier chaque caractère

-                 Chaque caractère dans le code est indiqué, séparé par |. Si un caractère peut avoir plusieurs valeurs, séparez-les par une virgule. * est employé pour indiquer que n'importe quelle valeur peut être utilisée pour cette position .

·                Modèle correspondant.

-                 Utilisation d'un modèle de Caché

Modèle: saisie des détails de votre modèle. Si une catégorie statistique correspond au modèle, le Format défini sera utilisé.

Le système vérifie s'il n'y a pas d'interférences entre les modèles quand vous cliquez OK. Vous pouvez afficher le résultat de ces vérifications en utilisant le bouton Test.

Lors du Test, le système compare les catégories statistiques de votre modèle avec celles des autres modèles.

Sélectionner: Sélectionnez un code et puis cette option pour consulter/modifier les détails.

Supprimer: Sélectionnez un code et puis cette option pour supprimer le code choisi.

469.17 Valeurs par défaut pour multivolumes et périodiques[//]

Les valeurs par défaut pour les multivolumes et les périodiques sont mises à jour au niveau du système et sont utilisées pour créer, par défaut, des types de publication.

Après la sélection de cette option, un écran de saisie s'affichera:

Zones sur l'écran

Format des exemplaires -  visible à l'affichage seulement et contient le format des données locales (UNIMARC ou MARC 21) qui est utilisé par le système. Il ne peut pas être changé une fois le système installé mais il est possible d'assigner de manière non-interactive un format de données locales différent pour une ou plusieurs bases de données spécifiques.

Libellés Enumération – utilisés par défaut comme libellés à la création d'un nouveau type de publication dans la gestion des exemplaires et des périodiques (AFO 111). Vous devez définir un libellé pour chaque niveau d'énumération que vous voulez utiliser. Un libellé sera normalement imprimé comme un préfixe de l'énumération actuelle. Cela est effectué selon les règles de ponctuation présentées dans le standard des données locales (c'est-à-dire Z39.71). Si vous ne souhaitez pas avoir de libellé imprimé comme préfixe, encadrez simplement le libellé de « (« ») » ou de « [« »] ». Vérifiez que vous avez inclus le « . » comme une partie du libellé défini (c'est-à-dire v. et non v).

Libellés Chronologie -  utilisés par défaut comme un libellé à la création d'un nouveau type de publication dans la gestion des exemplaires et des périodiques (AFO 111). Vous devez définir un libellé pour chaque niveau de chronologie que vous voulez utiliser. Un libellé sera normalement imprimé comme un préfixe de la chronologie actuelle. Cela est effectué selon les règles de la ponctuation présentées dans le standard des données locales (c'est-à-dire Z39.71). Si vous ne souhaitez pas avoir un libellé imprimé comme préfixe, encadrez simplement le libellé de « (« ») » ou de « [« »] ».

Exemple

Si vous avez le numéro de mars 2005 de la publication 18:3, le système affichera la numérotation (énumération et chronologie) de ce numéro comme v.18:no..3(2005 :MAR). Cet exemple est basé sur la ponctuation définie dans le standard Z39.71.

Utiliser type de publication fixe en gestion des périodiques – Si cette zone est utilisée, le système créera automatiquement un type de publication et un modèle de prévision (dérivant de l'écran du Type de publication) dans la gestion des exemplaires et des périodiques utilisant les valeurs saisies dans les zones Description, En-tête, OPAC label, Enumération et Chronologie. C'est la manière la plus simple pour rentrer vos multivolumes et périodiques. Si vous souhaitez avoir des suggestions pour rentrer les descriptions et les labels OPAC pour ce type de publication, sur vos multivolumes dans l'AFO 111, laissez ce champ vide.

Description pour le type de publication fixe – La description par défaut de la zone de description pour le type de publication fixe a été créée automatiquement par le système

En-tête OPAC pour le type de publication fixe - Le label OPAC mis par défaut dans la zone label OPAC pour le type de publication fixe a été créé automatiquement par le système.

valeur par défaut pour exemplaires autogénérés : Lorsque cette option est cochée toutes les nouvelles notices Type de Collection créées dans l'AFO 321 auront par défaut l'indicateur Autogénéré ACTIF.

469.18 Catégories statistiques[//]

Après la sélection de cette option, s'affiche la liste des codes déjà définis:

Options sur l'écran

Nouvelle catégorie statistique: Choisissez cette option pour ajouter un nouveau code, un écran de saisie s'affichera:

Catégorie statistique - Le code doit être unique. Les entrées valides contiennent une combinaison des caractères A-Z, et des numéros 0-9 seulement. La ponctuation, les minuscules, l'espace et les caractères avec des diacritiques ne sont pas acceptés en tant que codes valides. La longueur maximum pour le code de catégorie est  de 40 caractères.

Description – Texte descriptif pour la catégorie statistique. La ponctuation, les diacritiques et les espaces sont autorisés dans la description. La longueur maximum pour la description est de 150 caractères.

Modifier catégorie statistique: Sélectionnez un code et puis cette option pour consulter/modifier les détails.

Aller à l'écran contenant les codes: Choisissez cette option pour sélectionner rapidement dans une longue liste de codes. Un écran de saisie s'affichera:

Sera affiché ensuite l'écran contenant la première occurrence du texte écrit.

Entrez un code ou une partie d'un code dans Catégorie statistique pour trouver la première occurrence de ce code.

OU

Entrez un texte dans Description pour trouver la première occurrence de ce texte utilisé dans la zone de description.

Attention

Si vous mettez le texte dans Catégorie statistique et Description, la partie de code aura la priorité dans le résultat présenté.

Remplacer catégorie statistique : Cette option remplace globalement la catégorie statistique choisie par le code choisi dans la liste déroulante.

Le processus vérifiera tous les exemplaires sur le système et remplacera le code statistique comme indiqué. Ce processus peut être employé pour supprimer un code qui n'est plus en service en attribuant à nouveau les catégories statistiques courantes à une nouvelle valeur.

Le processus peut être exécuté tandis que le système est en activité. Un message s'affichera:

Une fois que le traitement est achevé, le code statistique original est enlevé de la liste de catégories statistiques définies.

469.19 Paramétrage des numéros d'inventaire[//]

Dans les bibliothèques françaises (et d'Europe du Sud), les codes-barres ne sont pas considérés comme des numéros d'identification légaux. Cela est dû principalement à des raisons historiques : les bibliothèques ont utilisé des registres d'inventaire manuels pendant longtemps et des bibliothèques avec des collections anciennes ne peuvent systématiquement poser des codes-barres sur chaque livre. Pour ces raisons, il doit être possible d'attribuer un numéro d'inventaire à un exemplaire exemplarisé ou à une notice d'abonnement de périodique.

Les codes de tranche de numéro d'inventaire peuvent être paramétrés de façon à ce que le système puisse générer le numéro d'inventaire valide suivant lorsque les exemplaires exemplarisés sont créés/mis à jour et lorsque les abonnements sont créés/mis à jour.

En cliquant sur l'option de ce menu, vous pouvez paramétrer les tranches de numéros d'inventaire. Lorsque vous avez ajouté/mis à jour des exemplaires exemplarisés ou des abonnements, vous pouvez taper un code de tranche valide et le système générera le prochain numéro d'inventaire dans la tranche.

Après la sélection de cette option vous êtes en présence d'un écran listant les codes déjà définis.

Options sur l'écran

Introduire – Sélectionnez cette option pour ajouter un nouveau code. Voie la partie 469.19.1.

Modifier – Sélectionnez un code puis cette option pour modifier les paramètres d'un code existant.

Supprimer – Sélectionnez un code puis cette option pour supprimer un code existant. Un code existant ne peut être supprimé que s'il n'a pas déjà été utilisé pour générer un numéro d'inventaire. Le système demandera une confirmation.

469.19.1 Ajouter/modifier code[//]

Après la sélection de l'option Introduire ou Modifier un écran de saisie s'affichera :

Zones sur l'écran

Code: Une valeur alphanumérique est utilisée pour identifier la tranche de numéros d'inventaire. Ce code est stocké en majuscules.

Inclure code comme préfixe: Cochez cette option si le numéro d'inventaire généré doit inclure un préfixe dans le code (ex.: BNUBNA.00.0001)

Premier numéro: Le premier numéro de la tranche

Dernier numéro: Le dernier numéro de la tranche

Masque de saisie: Définit comment le numéro d'inventaire doit être. Utilisez les caractères “#” pour indiquer où les chiffres du numéro généré doit apparaître. Vous pouvez aussi utiliser d'autres caractères (c'est-à-dire « . », « , », caractères alphabétiques) dans le masque de saisie. Cette zone peut être laissé vide.

Numéro généré en majuscule: Cochez cette option si vous générez des numéros d'inventaire qui ne doivent pas contenir des caractères en minuscules.

Code : Une valeur alphanumérique utilisée pour identifier la tranche de numéros d'inventaire. Ce code est enregistré en majuscule.

Inclure code comme préfixe : paramétrez cette option si le numéro d'inventaire généré doit inclure le code comme préfixe (ex. : BNUBNA.00.0001).

Premier numéro : le premier numéro de la tranche.

Dernier numéro : le dernier numéro de la tranche.

Masque de saisie : Définissez comment doit être le numéro d'inventaire généré. Utilisez les caractères « # » pour indiquer où doivent s'afficher les chiffres du numéro généré. Vous pouvez aussi inclure d'autres caractères (c'est à dire « . », « , », caractères alphabétiques) dans le masque. Cette zone peu être laissée vide.

Numéro généré en majuscule : Paramétrez cette option si votre numéro d'inventaire généré ne doit pas contenir des minuscules.

Remarques

Dans l'AFO 469 – Dictionnaire des données exemplaires – groupe Divers, il existe une zone Numéro d'inventaire. Paramétrez cette zone sur « actif » si vous désirez générer les numéros d'inventaire pour vos exemplaires
 Ajouter cette zone Numéro d'inventaire aux options du menu Données à saisir, Données à afficher, etc.

Dans l'AFO 367 – Paramétrage abonnement, il existe une zone Numéro d'inventaire. Paramétrez cette zone si vous souhaitez générer les numéros d'inventaire pour vos abonnements.
 Ajouter cette zone Numéro d'inventaire aux options du menu Données à saisir, Données à afficher, etc.

Un bouton Générer N^o d'inventaire s'affichera sur l'écran Saisir un nouvel exemplaire (si le Numéro inventaire a été défini pour s'afficher sur cet écran). Ce bouton s'affichera également sur l'écran lorsque les zones Divers des exemplaires sont mises à jour. La même chose s'applique à l'écran Saisir un nouvel abonnement (si le Numéro inventaire a été défini pour s'afficher sur cet écran).
 La zone Numéro d'inventaire sur cet écran est protégée (vous n'êtes pas autorisé à saisir directement des données dans cette zone).Vous devez utiliser le bouton Générer N^o d'inventaire pour générer un numéro d'inventaire.